تولید و گردش مدارک مهندسی پروژه و تهیه کتابچه نهایی (فاینال بوک)

معرفی و توضیح بخش DCC با توجه به جایگاه  آن در پروژه (کارفرما، پیمانکار، مشاور، وندور و ...)

نقش و وظائف بخش DCC با توجه به  جایگاه آن در پروژه متفاوت می باشد. در کل وظیفه این بخش تولید، گردش، کنترل و مستندسازی روند پروژه است که با توجه به جایگاه در پروژه می تواند شامل تمامی و یا بخشی از این وظائف باشد، به عنوان مثال کارشناس بخش کنترل مدارک در سمت کارفرما نیازی به تولید مدارک ندارد و تنها مدارک تولید شده توسط پیمانکاران و وندورها را بررسی و کامنت گذاری و آرشیو می نماید، همچنین کارشناس مربوطه در سمت کارفرما وظیفه اعمال کامنت ها را به صورت بوک مارک شده بر روی مدارک دارد (یا کامنت های اعمال شده توسط بخش فنی و یا کامنت های DCC) 

نکته: کامنت ها در پروژه به دو صورت می باشد: کامنت های فنی و تخصصی که مربوط به کارشناسان فنی همان بخش می باشد و وظیفه DCC در اینجا فقط ارجاع، دریافت و گردش مدارک است، و کامنت های DCC که شامل بررسی  تمامی قسمت های کاورشیت، مشخصات پروژه، رویژن ها و ... می باشد که با توجه به اسم آن توسط خود کارشناس بخش کنترل مدارک یا DCC بررسی و اعمال می گردد.

وظائف بخش DCC در جایگاه کارفرما:

1- ارائه دستورالعمل ها و نمونه مدارک پروژه به فروشندگان و  زیر فروشندگان (Vendor & Sub Vendor)

برخی از نمونه مدارک کارفرما: title block پروژه، نمونه فرم های نظیر Transmittal, Inspection Notification, مدارک حمل ، دستورالعمل هماهنگی پروژه، دستورالعمل شماره گذاری مدارک، دستورالعمل تهیه کتابچه نهایی، ...

2- دریافت ، بررسی و آرشیو مدارک تولید شده توسط وندورها (بررسی کاورشیت ها و فرمت مدارک با نمونه های ارائه شده)

3- ارجاع مدارک دریافتی به هر بخش جهت بررسی و کامنت های تخصصی

4- اعمال تمامی کامنت ها به صورت مشخص بر روی مدارک و ارسال آن ها به همراه Comment sheet برای تولید کننده مدرک (وندور)

5- پس از تایید تمامی مدارک، بررسی کتابچه نهایی با مدارک تاییدی  آرشیو شده و همچنین دستورالعمل ارائه شده 

وظائف بخش DCC در جایگاه وندور (فروشنده و زیر فروشنده):

1- دریافت نمونه مدارک پروژه از کارفرما 

2- آماده سازی اولیه لیست مدارک در قالب پروژه و کدگذاری مدارک (MDR یا VPIS)

3- تهیه ترنسمیتال در قالب پروژه و ارسال مدارک به همراه آن

4- پیگیری جهت اخذ پاسخ به مدارک ارسال شده (دریافت Comment sheet)

5- ارجاع مدارک کامنت دار به بخش های مربوطه جهت رفع کامنت

6- ارسال مجدد مدارک اصلاحی در رویژن های مربوطه همراه با رویژن مارک (مشخص کردن قسمت های اصلاح شده در مدرک)

7- اخذ و جمع آوری مدارک تاییدی و آرشیو کلیه مدارک ارسال و دریافت شده

8- تهیه نسخه الکترونیک کتابچه نهایی پروژه با توجه به مدارک تایید شده

9- اخذ تاییدیه نسخه الکترونیکی فاینال بوک و متعاقبا تهیه نسخه هارد کپی آن با توجه به دستورالعمل پروژه

برخی از اصطلاحات و کلمات پر کاربرد در DCC به همراه شرح مختصر

ترانسمیتال (Transmittal) چیست ؟

ترانسمیتال نامه‌ی مهندسی است که دربرگیرنده اطلاعاتی از مدارک یک پروژه با مشخصات وضعیت (Status) جهت ارسال به سایر ارکان پروژه می باشد. با مشاهده ترانسمیتال میتوان متوجه شد چه مدارکی با چه نسخه (Rev) و وضغیت (Status) برای قسمتهای مختلف پروژه ارسال شده است. ترانسمیتالهای میتوانند داخلی، صادره و یا وارده باشند. ترانسمینال همانند نامه عادی، دارای شماره(Transmittal Number) و تاریخ(Transmittal Date) و ارسال کننده و دریافت کننده است. نیاز است تراسمیتالها با کاورهای مختلف برای ارکان پروژه ارسال گردد بنابراین در نرم افزار DCC بایستی امکان تعریف الگوهای چاپی منتوع از ترانسمیتال وجود داشته باشد.

شماره ترانسمیتال (Transmittal Number) چیست ؟

برای هر ترانسمیتال شماره ای واحد در نظر گرفته میشود که پاسخها و کامنتهای مربوط به آن از این طریق به مدارک ترانسمیتال ارائه میگردد. شماره ترانسمیتال معمولا بر اساس پروژه و سایر ارکان پروژه قابل تعریف است و می تواند از روشهای شماره گذاری متنوع تشکیل شده باشد. نکته مهم اینکه برای هر پروژه می توان بیش از یک روش شماره گذاری تعریف کرد. مثلا برای ارسال به کارفرما از روش شماره گذاری اصلی پروژه استفاده نمود و برای اجزای زیردستی از روش های دیگر برای شماره گذاری ترانسمیتال استفاده کرد.

MDR چیست ؟

MDR یا Master Document Registration لیستی از مدارکی است که باید در طول اجرای پروژه تولید شود. معمولا در ابتدای پروژه با توجه به نوع پروژه، لیستی از نقشه ها، اقلام قابل تحویل و … تهیه شده و در اختیار ارکان پروژه (کارفرما، مشاور و پیمانکار) قرار میگیرد. مشخصات شناسنامه ای هر مدرک در MDR شامل اظلاعاتی نظیر شماره مدرک، نام مدرک، دیسیپلین، دسته بندی(Category) ، فاز (Phase) ، ناحیه (Area) مباشد. نکته ای که در خصوص این لیست وجود دارد این است که این لیست در طول حیات پروژه ممکن دارای تغییراتی از جمله اضافه شده مدرک، حذف مدرک و یا تغییرات شناسنامه ای شود. در نرم افزار DCC این لیست تکمیل میگردد و با ارسال ترانسمیتال و نسخه گذاری تکمیل می‌گردد.

شماره مدرک (ِ Document Number ) چیست ؟

شماره مدرک کدی است که به هر مدرک در پروژه تخصیص می یابد و یکتا است. معمولا کد هر مدرک بر اساس ساختارهای هوشمند کدینگ بر اساس شناسنامه مدرک تولید میگردد که با دیدن آن بتوان حدس مدرک از چه جنسی است. در برخی از پروژه ها ممکن است مدرک دارای دو کد یکی مخصوص کارفرما(Client Number) و یکی مخصوص مشاور باشد.

عنوان مدرک (ِ Document Title ) چیست ؟

عنوان مدرک نامی که به هر مدرک در پروژه تخصیص می یابد و یکتا و منحصر به فرد است. معمولا این عنوان به همراه شماره مدرک روی نقشه و مدارک مرتبط درج میگردد. شماره و عنوان مدرک در طول حیات پروژه ثابت است و تغییر نمیکند.

نسخه مدرک (ِ Document Revision ) چیست ؟

منظور از نسخه مدرک عدد یا کارکتری است که از طریق آن شمارگان مدارک ارسالی به کارفرما یا سایر ارکان پروژه قابل ردیابی است. در برخی از سیستمها، علاوه بر این نسخه که نسخه اصلی تغییرات تکاملی مدرک است، نسخه داخلی (یا ریویژن ثانویه) نیز در نظر گرفته میشود که معمولا برای روند گردش کاری در داخل سازمان مورد استفاده قرار می گیرد. لزوما نسخه مدرک عدد نیست و میتواند شماره ای هوشمند بر اساس گردش کاری و یا سایر روشهای دست گردانی مدرک باشد.

دسته بندی مدرک (ِ Document Category ) چیست ؟

اسناد مهندسی دارای دسته بندی و انواع مختلفی هستند که به جهت دسترسی راحتتر و جستجو بهتر در اطلاعات شناسنامه ای مدرک قرار میگیرد. در برخی از سیستمها نیز با کدهای ۱ یا دو رقمی قابل تفکیک است. در صورت نیاز میتوان دسته بندی مدرک در ردیفهای موجود در ترانسمیتال جانمایی کرد. برخی از دسته بندی مدارک شامل موارد زیر است:

• Drawing
• General Engineering
• Scheduling
• Specification

وضعیت  (ِ Status ) چیست ؟

وضعیت یا Status ستونی در مدارک موجود در ترانسمیتال میباشد که مشخص میکند مدرک با توجه به پیشرفتی که داشته با چه وضعیت ارسال شده است. می‌توان از طریق ارتباط بین status و وزن آن در پیشرفت مدرک، علاوه بر رصد پیشرفت مدرک، پیشرفت کل پروژه را نیز رویت نمود. معمولا در نرم افزار DCC مکانی برای تعریف این اطلاعات در قالب اطلاعات پایه پیش بینی شده است. این ستون میتواند شامل موارد زیر باشد:

• Approved For Construction(AFC)
• For Approval(FA)
• For Construction(FC)
• For Information(FI)
• For Tender(FT)
• Issue For Approval(IFA)
• Issue For Information(IFI)

شماره مدرک کارفرما  (ِ Client Number ) چیست ؟

در برخی از پروژه ها علاوه بر کد مدرک که در MDR تعریف میشود شماره‌ای هم توسط کارفرما (یا یک روش کدینگ شماره گذاری) به هر مدرک تخصیص داده می‌شود که یکتا و تکرار ناپذیر است. این کد همراه با ترانسمیتال برای ارکان پروژه ارسال می‌گردد. البته در برخی از پروژه‌ها از این روش استفاده می‌شود و بیشتر مربوط به سلیقه کارفرما است.

شماره مدرک مشاور  (ِ Consultant Number ) چیست ؟

در برخی از پروژه ها علاوه بر کد مدرک که در MDR تعریف می‌شود شماره‌ای هم توسط مشاور (یا یک روش کدینگ شماره گذاری) به هر مدرک تخصیص داده می‌شود که یکتا و تکرار ناپذیر است. این کد همراه با ترانسمیتال برای ارکان پروژه ارسال می‌گردد. البته در برخی از پروژه‌ها از این روش استفاده می‌شود و بیشتر مربوط به سلیقه مشاور است.

فاز(ِ Phase ) چیست ؟

در برخی از پروژه ها ممکن است در مشخصات شناسنامه‌ای مدرک فاز نیز وجود داشته باشد. مثلا یک مدرک مربوط به فاز ۱ بوده و یا مدرکی دیگر مربوط به فاز ۳ باشد. با وجود مشخصه فاز می‌توان گزارشات مرتبط با فازها را رویت کرد.

دیسیپلین (ِ Discipline ) چیست ؟

هر مدرک مهندسی از زاویه تخصص تولید کتنده آن قابل دسته بندی است. به همین منظور از مشخصه دیسیپلین در جهت معرفی آن استفاده می‌شود. برخی از دسته بندی مدارک شامل موارد زیر است:

• Mechanical
• Electrical
• Financial
• General
• ...
• 

معرفی و شرح مختصری از مدارک کمتر شناخته شده در پروژه ها

در پروژه های گوناگون مدارک مختلفی تولید خواهند شد که ما در اینجا به اختصار هر کدام را توضیح خواهیم داد:

1- NCR PROCEDURE(NON-CONFORMITY REPORT PROCEDURE)

این مدرک شامل روش شناسایی و اقدامات لازم برای عدم انتطباق محصول تولید شده با سفارش درخواستی می باشد. (در صورت وجود)

2- TYPE TEST

این مدرک شامل نمونه تست ها و آزمایشات صورت گرفته روی محصولات مشابه می باشد.  کلیه نمونه گزارشات و بازرسی های پروژه

3- MANUFACTURERS CERTIFICATE OF COMPLIANCE (MCC)

این مدرک شامل گواهی تایید (انطباق) سازندگان می باشد که مطابق با پکینگ لیست های پروژه صادر می گردد. (در فرمت پروژه)

4- RECEIVING AND UNLOADING & STORAGE PROCEDURE

این مدرک روش بارگیری و تخلیه و ذخیره سازی محصولات را توضیح می دهد.

5- AUTHORIZATION FOR ACCEPTANCE UNDER CONCESSION

مجوز بکار گیری ارفاقی برای عدم انطباق های اعلام شده. (در صورت وجود)

6- INSTRUCTION FOR TRANSPORTATION & LONG TERM PRESERVATION

شامل دستورالعمل حمل و نقل و نگهداری طولانی مدت می باشد.

7- PROGRESS REPORT

شامل گزارش پیشرفت پروژه می باشد. نمایش روند پیشرفت پروژه که درفرمت پروژه تهیه خواهد شد.

8- DEVIATION LIST (LIST OF Deviation)

مدرکی برای نشان دادن انحرافات از MTO و سفارش اصلی می باشد.

9- PARTICULAR ASSEMBLY

شامل نقشه های مونتاژی خاص می باشد که در صورت وجود با جزئیات نمایش داده می شود.

لیست کامل به همراه توضیحات را می توانید از اینجا دانلود کنید...

مدارک مهندسی کلاس A

مدارک کلاس A ، مدارکی هستند که باید حتما به تایید کارفرما برسند و سپس بعد از تایید کارفرما ، به عنوان عملیات اجرایی استفاده کنیم . به عنوان مثال نقشه ای که مربوط به بخش خاصی از پروژه است باید حتما به تایید کارفرما برسد سپس به استناد آن ، می تواند اجرا شود. در این مدارک از انواع مدارک مهندسی Engineering Document ، مواردی که بسیار اهمیت دارند ذکر می شوند که ما حتما نیازمند تایید کارفرما برای اجرا یا خرید هستیم . این مدارک که از اهمیت بالایی برخوردار هستند ، در دسته بندی کلاس A قرار می گیرند.

مدارک مهندسی کلاس R

مدارک موجود در این دسته هم اهمیت زیادی دارند اما میزان اهمیت شان از مدارک مهندسی موجود در کلاس A کمتر است . تفاوت این دو نوع مدارک مهندسی را با این مثال بهتر متوجه می شویم. مدارک موجود در کلاس A را قبل از تایید کارفرما نمی توان خرید یا اجرا کرد و طبق دستور العمل ، کارفرما موظف است مثلا طی 14 روز پاسخ دهد . اگر بعد از این 14 روز کارفرما پاسخ نداد ، باز هم نمی توان عملیاتی انجام داد . باید منتظر تایید بمانیم .

 اما در مورد مدارک موجود در کلاس R طبق دستور العمل مثلا کارفرما باید طی 14 روز پاسخ دهد ، اگر پاسخ نداد می توانیم فرض را بر تایید کارفرما بگذاریم و کار را اجرا کنیم. مدارکی در این کلاس R قرار می گیرند که علیرغم اهمیت شان در صورتی که کارفرما هنوز تایید نکرده باشد هم با عملی کردنش اتفاق خیلی مهمی نیافتد.

مدارک مهندسی کلاس I

آخرین دسته از انواع اسناد و مدارک مهندسی یا انواع مدارک مهندسی Engineering Document ، مدارک کلاس I است که مدارک این دسته از اهمیت پایین برخوردار هستند و صرفا جهت اطلاع یا Information برای کارفرما می فرستیم. و اصلا نیازی به تایید یا عدم تایید کارفرما نیست. بنابر این از لحظه ای که مدرک را ارسال کردیم می توانیم عملیات را اجرا کنیم.

به عنوان مثال مدارک از نوع MTO که مربوط به خرید مواد اولیه است ، در این دسته از انواع مدارک مهندسی قرار می گیرند. این لیست را میتوان برای کارفرما فرستاد و بدون منتظر ماندن برای تایید کارفرما ، خرید این اقلام را شروع کرد . این مدارک مهندسی  EPC