تولید و گردش مدارک مهندسی پروژه و تهیه کتابچه نهایی (فاینال بوک)

• مستندسازی و اهمیت آن برای سازمان

امروزه بکارگیری روش های جدید طراحی و استفاده از سیستم های کامپیوتری در کلیه زمینه های مهندسی و حجم عظیم نقشه ها و اطلاعات فنی و سایر اسناد موجود لزوم بکارگیری روشهای جدید مدیریت اسناد، به لحاظ هزینه های دسترسی از نظر زمان، مکان، کیفیت و غیره به حداقل ممکن را اجتناب ناپذیر کرده و در عوض کارایی  و بهره وری سیستم به واسطه امکان به اشتراک گذاشتن منابع از طریق شبکه های کامپیوتری بطور چشمگیری بالا می رود. از این رو بهترین روش برای مدیریت اسناد، استفاده از سیستم مکانیزه مدیریت اسناد می باشد. اسناد و مدارک جاری یا بایگانی شده یک سازمان در حقیقت تاریخ و مکتوب و مستند و دارایی اصلی آن سازمان محسوب شده و بقا و تداوم حیات سازمان نیز تا حد زیادی به آنها بستگی دارد این اسناد نباید به سادگی در معرض خطر و استفاده های غیر مجاز قرار گیرند و در عین حال در صورت نیاز باید با سرعت هر چه بیشتر در دسترس قرار گرفته و به سهولت به دیگران منتقل شود . با پیشرفت تکنولوژی در عصر ارتباطات و فراگیر شدن کامپیوتر و اسکنر، اسناد به فایل های الکترونیکی تبدیل و در بانکهای اطلاعاتی ذخیره می شوند. توانایی نرم افزارها نیز ، امکان جستجو ، دسترسی و به روز کردن اسناد را به آسانترین وجه در اختیار کاربران قرار می دهد. مدیریت متمرکز، طبقه بندی صحیح و سهولت دسترسی، گردش صحیح و پیگیری دقیق، حفاظت مطلوب از اطلاعات و اسناد ، صرفه جویی در هزینه و به روز رسانی اسناد و ... از مزایای استفاده از سیستم مکانیزه مدیریت اسناد می باشد.

هدف از تدوین این دستورالعمل دستیابی و تحقق اهداف ذیل می باشد:
1- ایجاد سهولت در آرشیو، طبقه بندی و دسترسی به اطلاعات.
2- کاهش حجم بایگانی و امکان ذخیره الکترونیک اسناد با استفاده از آرشیو الکترونیکی.
3- بالا بردن ایمنی اسناد.
4- حذف عملیات تکراری و غیرضروری.
5- از بین رفتن مخاطرات ناشی از نگهداری و جابجایی اسناد.
6- به حداقل رساندن جابجایی فیزیکی کاربران جهت دستیابی به اسناد.
7- فراهم آوردن امکان انواع جستجو بر روی متن اسناد یا فیلدهای اطلاعات.
8- دسترسی به اطلاعات با سرعت و سهولت با امکان تعریف سطوح مختلف امنیتی.
9- امکان کنترل و نظارت مدیریت بر نحوه بایگانی و نحوه دسترسی کاربران مختلف به اسناد.
10- امکان تبادل اسناد به صورت الکترونیکی جهت افزایش سرعت دسترسی، سهولت در تکثیر با حفظ ایمنی و رعایت حدود دسترسی.
11- افزایش کارایی مدیران در تصمیم گیری و سرویس دهی و اطلاع رسانی بر اساس اطلاعات طبقه بندی شده.

ساماندهی اسناد فنی عبارت است از جمع آوری ، طبقه بندی ، مقایسه و تنظیم لیست، بر اساس آخرین ویرایش اسناد موجود می باشد.

الزامات

1- سخت افزار

سخت افزارهای مورد نیاز می تواند از قبیل ذیل باشد:

 - کامپیوتر
 - سرور (جهت دسترسی همه سیستم های یک سازمان به یکدیگر و فایل های مشترک)
 - اسکنر A0 تا   A4 و پرینتر
 - تجهیزات پشتیبان گیری (سرویس ذخیره سازی ابری، تهیه نسخه پشتیبان از طریق اینترنت، تهیه نسخه پشتیبان از یک درایو خارجی و ...)

2- نرم افزار

نرم افزار های مورد نیاز سیستم مکانیزه اسناد فنی می تواند از قبیل ذیل باشد:
-  سیستم مدیریت اسناد (Document Management System)
شاخص های مهم فنی این نرم افزار از قرار ذیل می باشد:
 • قابلیت اجرای نرم افزار در محیط وب.

• رابط کاربری به روز و کاربرپسند.
• عدم محدودیت در سطوح طبقه بندی درختی اسناد.
• عدم محدودیت در تعداد آیتم های کاربرگ داده های هر سند.
• عدم محدودیت در اختصاص های Tagهای تجهیزات به هر سند.
• قابلیت کلید واژه نویسی در نرم افزار با حداقل 10 کلیدواژه.
• قابلیت انتساب صفحات مختلف یک سند به صورت فایلهای مجزا.
• قابلیت انتساب نسخه های مختلف یک سند با فرمت و ویرایش های متفاوت.
• قابلیت کپی سازی اطلاعات از یک سند به سند دیگر.
• قابلیت ثبت فعالیتهای کاربر (Event Logging)
• قابلیت نگهداری ویرایش های قبلی هر سند.
• قابلیت تغییر فیلد داده ها توسط کاربر Admin
• قابلیت انتخاب نرم افزار باز کردن فایلهای مختلف توسط کاربر یا استفاده از پیش فرض سیستم.
• قابلیت جستجو از طریق فیلد داده ها و کلیدواژه ها با ترکیبات منطقی مختلف.
• قابلیت جستجوی متنی در اسناد با ترکیبات منطقی مختلف.
• قابلیت گزارش گیری از اسناد موجود بر حسب نوع سند ، سایز سند و ...
• قابلیت اصلاح یا ایجاد فرمت های گزارش گیری توسط کاربر مجاز.
• قابلیت تعریف سطوح دسترسی کاربران مختلف (حداقل 4 سطح)
• قابلیت درخواست سند جدید توسط کاربر.
• قابلیت ارائه کامنت روی سند موجود توسط کاربر جهت پیگیری توسط کاربر اسناد.
• عدم محدودیت در تعریف کاربر.

 - نرم افزارهایی نظیر اتوکد، آفیس و ...

- نرم افزار اسکنر که دارای خصوصیات کامل اسکنر نظیر برش تصویر، حذف نویز، گردش تصویر، تشخیص صفحه خالی، اصلاح پس زمینه، تغییر فرمت و ... باشد.

 - نرم افزار کاهنده سایز اسناد (پیشنهاد من سایت های آنلاین نظیر I LOVE PDF می باشد.

 - نرم افزار تبدیل فرمت فایلها  (به صورت آنلاین هم امکان پذیر است)

- نرم افزار تبدیل فایل های حجیم به لینک (به صورت آنلاین هم امکان پذیر است)

 - و سایر نرم افزارها بر حسب نیاز...

روش کم کردن حجم به صورت آنلاین (Compress)

روش لینک سازی برای فایل های حجیم.

روش ویرایش و ادیت فایل های PDF

تعریف مستند سازی :مستند سازی شامل ثبت و ضبط چگونگی اجرای گام به گام یک پروژه و فرآیند یک کار است.

در مدت اجرای پروژه، وقایع و رویدادها، ابتکارها، خلاقیت‌ها،تنگناها و مشکلات فنی و حقوقی و اجرایی و مالی اتفاق می‌افتد و برای هریک راه حل‌ها و تدابیری اتخاذ می‌شود. چنان چه این تدابیر مستند شوند کمک موثری به پرهیز از دوباره کاری و تجربه‌گرایی در اجرای طرح‌ها و پروژه‌ها می‌شود.

مهمترین مزایای مستند سازی

• شفاف‌سازی و بیان دقیق ایده‌ها و رویه‌ها و تحکیم آنها برای طراحان و برای دیگران
• ثبت اطلاعات پروژه؛ نگهداری سوابق در مورد موضوعات مهم مربوط به فعالیت‌های گذشته برای اصلاحات و تطابق بیشتر برای رفع اشکالات
• برای جلوگیری از پراکندگی و پرهیز از تکرار غیر لازم کارها
• افزایش بهره‌وری شما (نویسنده مستندات(
• استفاده از مستندات به عنوان مرجع
• مشارکت در گسترش داده‌ها و منابع موجود حول یک موضوع
• افزایش دقت و کاهش خطا ها و اشتباهات.
• قادر ساختن افراد به بررسی و کنترل کیفیت برنامه‌های اجرا شده ایجاد اعتماد در بیرون از سازمان
• حفظ منابع اطلاعاتی مورد استفاده در طرح یا پروژه : منابع اطلاعاتی که با توجه به اهداف پروژه مورد استفاده قرار می‌گیرند چنانچه در هر مرحله مستند سازی شوند از دوباره کاری جلوگیری می‌کنند و باعث تکمیل آمار و اطلا‌عات دوره بعد می‌شوند.
• تطابق هزینه‌های حقیقی با هزینه‌های برآوردی: عدم تطبیق هزینه‌های برآوردی با هزینه‌های واقعی یکی از مسایل مبتلا به اجرای پروژه‌ها به شمار می‌آید. مستندسازی علل این امر می‌تواند منجر به اتخاذ تصمیمی صحیح برای سایر پروژه‌ها شود.
• آشکار کردن نقص‌ها و نیاز های آماری و اطلاعاتی: همواره آمار و اطلاعات یکی از نیاز های اساسی هر پروژه و طرح به شمار می‌آید و اغلب کمبود آمار و اطلاعات موضوعی دست‌اندرکاران مطالعه و اجرای پروژه‌ها را با مشکل روبه‌رو کرده است. با مستندسازی نقص‌های اطلاعاتی و آماری و جمع‌بندی آنها در نظام برنامه‌ریزی سازمان می‌توان به صورت نهادینه این مشکل را حل کرد.
• مستند کردن مشکلات و تنگناها: برنامه‌ریزی بر اساس آنچه سازمان نیازمند آن است، یک امر اجتناب‌ناپذیر محسوب می‌شود و در این بخش مستند کردن مشکلات  و تنگناها و راه حل‌های اتخاذ شده در برون رفت از آنها، از جایگاه خاصی برخوردار است.
•  هر یک از افراد/گروه‌ها می‌تواند پاسخگوی مجموعه فعالیت خود باشد
• امکان شناسایی فرآیندها و تعامل بین آنها.
• امکان به اشتراک گذاشتن منابع آموزش
• امکان محاسبه و تحلیل شاخص های عملکردی فرایند. کنترل تهیه عملیات ،امکانات و تجهیزات.
• امکان شفاف سازی و جلو گیری ازهر گونه ابهام در خصوص نحوه عملکرد فرایندی .
• امکان هدایت ،حمایت و نظارت مطلوب سازمان توسط مدیران ارشد و معیاری جهت سنجش عملکرد سازمان.
• انجام مرحله جمع‌آوری داده‌ها و آماده‌سازی سیستم‌ها برای اتوماسیون و در نتیجه صرفه‌جویی هنگفت در زمان و هزینه‌های مادی
• انتقال لایه لایه‌ی اطلاعات بین همکاران سازمانی،  افزایش سطح آگاهی و تخصص کارمندان (بهبود ارتباطات و شفاف سازی)
• تحرک بخشیدن به کارمندان و ایجاد انگیزه در آنان جهت بهینه‌سازی کارها و افزایش کار مفید کارمندان و در نتیجه افزایش بهره‌وری ایشان و عدم لطمه به ساختار درصورت غیبت افراد.
• تأمین امکان نظارت جمعی بر اجرای قوانین و رویه‌ها (ضمانت اجرای سیستم.)

بایگانی الکترونیکی چیست

بایگانی الکترونیکی اسناد توسط یک سیستم انجام می شود که به موجب آن تمام اطلاعات مبتنی بر کاغذ یک سازمان به داده های الکترونیکی تبدیل و ثبت می شود و در یک سیستم کامپیوتری ذخیره می شود و به کارکنانی که در آنجا کار می کنند، از طریق مدیریت مرکزی دسترسی داده می شود. مدیریت بایگانی الکترونیکی اسناد صرفاً یک روش کارآمد و مقرون به صرفه برای مدیریت اطلاعات کسب و کار شما است و به عنوان یک راه حل بایگانی الکترونیکی وابستگی به کاغذ را کاهش می دهد.

بایگانی الکترونیکی اسناد یک قدم به سوی شیوه ای بی نظیر برای ثبت، ذخیره، مدیریت و پرداخت اطلاعات در یک سازمان است. یک سیستم بایگانی الکترونیکی اسناد به سازماندهی اسناد کمک می کند تا بتواند کارایی بیشتری داشته باشد، به طوری که هر سند می تواند هر زمان که لازم باشد یافت شود.

در زیر ما 3 مزیت اصلی انتقال اسناد کاغذی به محیط بایگانی الکترونیکی را شناسایی کرده ایم که ممکن است به شما کمک کند حرکت کنید.

1.       اشتراک گذاری ساده تر

چه اتفاقی می افتد وقتی شما یک فایل را برای بررسی در یک گروه به اشتراک بگذارید؟ شما کپی سند را می نویسید، آنها را به اعضای فردی ارسال می کنید و صبر کنید تا آنها آن را بازبینی کنند و در بازخورد ارسال کنند و سپس به یک پرونده دیگر وارد شوند. راه حل های مدیریت سیستم بایگانی مکانیزه تمام پروسه بایگانی را بهبود می بخشد و بدون آسیب رساندن به یکپارچگی نسخه اصلی، بایگانی اداری یک سند خاص را سریعتر و به حذف اسناد تکراری کمک می کند.

2.       پشتیبان گیری بهتر و بازیابی اسناد

امنیت سند برای بسیاری از شرکت ها حیاتی است. با استفاده از یک سیستم بایگانی الکترونیکی لازم نیست نگران امنیت و در معرض خطر قرار گرفتن اطلاعات مهم بایگانی اداری خود باشید. با استفاده از بایگانی الکترونیکی اسناد کاغذی از آتش سوزی، سیل و سایر بلایای طبیعی محافظت می شود. همچنین چون اسناد تصویری ذخیره شده اند، نمی توانند از بین بروند و یا نابود شوند. اسناد می توانند در نقطه ورود خود به سیستم بایگانی مکانیزه، خودکار ثبت و ذخیره می شوند.

3.       محتوای متداول 

 اطمینان از اینکه محتوا به طور مداوم فرمت شده، نامگذاری شده و کنترل می شود آسان نیست. با اجرا و طراحی نحوه درخواست اسناد و جریان های کاری در سیستم بایگانی، معمولاً محتویاتی را ایجاد می کنید که همگی به طور یکسان بایگانی شده اند. به عنوان مثال صورتحساب های شما با اطلاعات مورد نیاز دیجیتالی شماره فاکتور، تاریخ، نام فروشنده، هزینه و … ثبت می شود.

تعریف بایگانی مکانیزه:

برای اینکه خیلی به بیراهه نرویم و از ابتدا با این مفهوم به درستی آشنا شویم لازم است بدانیم اصلا واژه بایگانی مکانیزه به چه معنی است، طبیعتا بخش مبهم ماجرا واژه فرانسوی مکانیزه است که در لغت به معنای انجام دادن کاری به وسیله ماشین یا با ابزار و وسائل ماشینی کاری را انجام دادن است در اینجا منظور از ماشین هر آن چیزی است که دخالت انسان را در پروسه بایگانی اسناد (مدیریت اسناد) از بین ببرد از این‌رو وقتی از بایگانی مکانیزه صحبت می کنیم توقع ما سیستمی است بدون دخالت انسان یا با حداقل حضور نیروی انسانی، اینک با این تعریف از بایگانی مکانیزه به بخش های مختلف و تشکیل دهنده بایگانی مکانیزه می پردازیم:

بایگانی مکانیزه به طور جامع و کلی حداقل از چهار بخش بزرگ تشکیل می شود:

• سیستم های سخت افزاری (سیستم بایگانی)
• سیستم های نرم افزاری (نرم افزار بایگانی)
• شرایط محیطی (محیط بایگانی)
• پروتکل ها و استاندارد ها

سیستم مدیریت مستندات چیست؟

با توجه به تعریف مدیریت مستدات، استفاده از سیستم مدیریت مستندات (DMS)، که نرم‌افزار مدیریت مستندات نیز نامیده می‌شود، در کسب‌وکارها رو به افزایش است و جایگزین روش‌های قدیمی و مبتنی بر کاغذ شده ‌است. اطلاعات ممکن است به روش‌های گوناگون و دستگاه‌های مختلف همچون رایانه‌، تلفن همراه، اسکنر و سایر وسایل به دو صورت فیزیکی (کاغذ) و یا فرمت دیجیتالی تهیه شده‌ باشند.

صرف نظر از منشاء آن، یک چیز مسلم است: مالک می‌خواهد مطمئن شود که در آینده به شکلی ایمن و آسان به تمامی اسناد دسترسی داشته باشد. نه تنها برای مالک، بلکه برای همه افراد مرتبط قابلیت دسترسی حائز اهمیت است.

پیش از این تلاش برای «مدیریت مستندات» در یک کمد یا قفسه بلند و حجیم در سازمان‌ها، با رشد تجارت و بزرگ شدن سازمان‌ها، افزایش روز‌افزون این مستندات نیاز به قفسه‌ها و فضای نگهداری و احتمال ایجاد هرج و مرج و سردرگمی اشتراک‌گذاری با همکاران یا مشتریان مشکلات عدیده‌ای را در پی داشت. همچنین بازیابی این مستندات به صورت دستی  باعث از بین رفتن آن‌ها و نیاز به ثبت مجدد و یا تهیه نسخ متعدد از یک مستند شده و در نتیجه آن سازمان متحمل صرف هزینه‌های هنگفتی می‌شد.

حتی در صورتی‌که انواع مستندات به شکل دیجیتال ولی بدون برنامه و به صورت ساختار نیافته گرد‌آوری و نگهداری شوند نیز هزینه‌های بسیاری را به سازمان تحمیل خواهند کرد.

با این حال، یک نرم‌افزار کارآمد مدیریت مستندات الکترونیکی ابزار مهم و قدرتمندی است که به شما امکاناتی همچون ذخیره‌سازی و نگهداری مناسب، دسترسی آسان، جستجوی سریع، بازیابی و امنیت مناسب را برای شما فراهم می‌کند.

این سیستم‌های مدیریت مستندات به شما امکان افزودن فراداده‌هایی (metadata) را به مستندات می‌دهد که در طبقه‌بندی، شناسایی و بازیابی آن‌ها کمک شایان توجهی به کاربران می‌کند.

• نکته: سیستم مدیریت اسناد/مدارک مهندسی (EDMS) سازمان را بر اساس نقش خود در پروژه جهت ارسال، دریافت، بررسی و پی‌گیری وضعیت مدارک مهندسی یاری می‌نماید. با توجه به اینکه در پروژه‌های بزرگ EPC مدارک زیادی می‌بایست تولید و به تأیید کارفرما و یا مشاور برسند وجود این سیستم برای رهگیری تمامی نسخ مدارک (Revision) و نگهداری صحیح تمامی فایل‌ها و سوابق ضروری می‌باشد.

اجزای مهم سیستم‌های مدیریت مستندات

با توجه به تعریف مدیریت مستندات و فرایند مستندسازی، اجزای کلیدی یک سیستم مدیریت مستندات شامل: ثبت و گرد‌آوری، ذخیره‌سازی، فراداده، نسخه، امنیت و نمایه‌سازی می‌باشند که به طور مختصر به آن‌ها می‌پردازیم:

• ثبت و گرد‌آوری: ثبت در مدیریت مستندات به پردازش اسناد کاغذی از طریق اسکن برای فعال‌سازی ذخیره‌سازی در قالب الکترونیکی اشاره دارد. برخی از سیستم‌ها از نرم‌افزار تشخیص نویسه (OCR) برای تبدیل تصاویر دیجیتالی به متن قابل خواندن استفاده می‌کنند. ضبط همچنین شامل پذیرش اسناد در قالب الکترونیکی و سایر فایل‌های مبتنی بر رایانه در سیستم است.
• فراداده: هر سند معمولا دارای ویژگی‌هایی مانند: نوع مدرک، تاریخ تهیه، شناسه‌ سند و غیره می‌باشد که به این ویژگی‌ها، فراداده (metadata)  می‌گویند.
• نمایه‌سازی (index): نمایه‌سازی به ردیابی مستندات الکترونیکی ذخیره‌شده در سیستم کمک می‌کند و می‌تواند با توجه به فراداده هر سند،‌کاربران را در روند بازیابی سریعتر، کارآمدتر و دقیق‌تر کمک نماید.
• ذخیره‌سازی: ذخیره‌سازی شامل نحوه‌ ذخیره یک سند در مکان خاصی برای بازیابی می‌باشد.
• بازیابی: عنصر اصلی هر سیستم مدیریت مستندات است زیرا فرایند پیچیده‌ای است که نیازمند رویه و دستورالعملی برای صدور مجوز دسترسی و استفاده می‌باشد. بازیابی با توجه به ایجاد فراداده‌ مناسب برای هر سند و یا در برخی مواقع با جستجوی عبارت خاصی، صورت می‌گیرد.
• نسخه‌بندی: نسخه‌بندی فرآیندی است که از طریق آن یک سند در سیستم یا خارج از سیستم بررسی می‌شود و به کاربران امکان دسترسی به نسخه‌های قبلی یا فعلی سند را می‌دهد. 
• جستجو: سیستم مدیریت اسناد به کاربران اجازه می‌دهد تا اسناد مورد نظر را بر اساس فراداده و یا از طریق جستجو متن، پیدا کرده و بازیابی کند.
• اشتراک‌گذاری: یک سیستم مدیریت مستندات امکان اشتراک‌گذاری و توزیع اسناد را بر اساس مجوزهای مورد نیاز فراهم می‌کند.
• امنیت: اهمیت امنیت اسناد در هر سیستم مدیریت مستندات امری حیاتی به شمار می‌رود. با ظهور تهدیدات امنیتی پیشرفته (بدافزارها، ویروس‌ها و غیره) و احتمال حملات سایبری، ضروری است که سیستم بتواند از مستندات سازمان محافظت کرده و آن‌ها در یک مخزن ایمن ذخیره کند.

چه موارد و اجزای کلیدی در یک نرم افزار مدیریت اسناد باید وجود داشته باشد؟

·         نرم افزار مدیریت مستندات باید روندهای کاغذی انجام امور را کاهش دهد

یک EDMS خوب باید این قابلیت را داشته باشد که کاغذ بازی را در سازمان با ساختار فایل‌های دیجیتالی جا به جا کند. در واقع یک EDMS مناسب یک گردش کار دیجیتالی یکپارچه برای اسناد الکترونیکی را در اختیار سازمان قرار می‌دهد.

نرم افزار آرشیو اسناد خوب به جای استفاده از فرآیندهای دستی و کاغذی، همان کار را به روشی کارآمدتر و مقرون به صرفه تر و البته فضای ذخیره سازی کمتر و به کمک نرم افزار انجام می‌دهد. یک EDMS قابل اعتماد یک رویکرد کابینت-کشو-پوشه ارائه می‌دهد که به راحتی توسط کاربران قابل درک است.

·         باید یک آرشیو دیجیتال امن و مطمئن را فراهم کند

یک سیستم مدیریت مستندات قوی باید به اندازه کافی ایمن و مطمئن باشد تا بتواند تمام اسناد حیاتی سازمان را ذخیره کند. نرم افزار EDMS باید بتواند از داده‌های ذخیره شده در برابر افراد خارجی (افرادی که اجازه استفاده از نرم افزار را ندارد) یا هر فرد و نهادی بدون رضایت مناسب برای بررسی سیستم محافظت کند.

·         باید تحت وب یا web based باشد

یک EDMS خوب باید تحت وب باشد. این موضوع باعث صرفه جویی زیادی در زمان کارمندان می‌شود. به ویژه برای سازمان‌هایی که با بخشی از کارمندان خود به صورت Remote یا از راه دور کار می‌کنند.

·         باید کارکردن با آن بسیار راحت باشد (رابط کاربری ساده)

یک EDMS کاربر پسند زمانی می‌تواند هدف واقعی خود را در افزایش سرعت و چابکی سازمان حفظ کند که پروسه انجام کار توسط کاربر را ساده کند. یک سیستم مدیریت اسناد قوی باید بتواند به پردازش سریع‌تر و دقیق‌تر اطلاعات دست یابد و یکی از ابزارهای رسیدن به این مهم آن است که کار کردن با آن EDMS آنقدر راحت باشد که کاربر دغدغه دیگری به جز سرعت و دقت انجام امور نداشته باشد. این سیستم همچنین باید به اندازه کافی ساده باشد تا هر کارمند بتواند از آن استفاده کند.

·         باید بتوان در آن سطوح دسترسی تعریف کرد

یکی از ویژگی‌های مهم در سیستم مدیریت اسناد، امنیت دسترسی به اطلاعات است. یکی از اصلی‌ترین ویژگی‌های یک سیستم مدیریت مستندات خوب این است که بتوان در آن سطوح دسترسی تعریف کرد. این سطوح دسترسی باید در تک تک جزئیات یک پرونده قابلیت اجرا شدن داشته باشد.

نباید امنیت پرونده‌های دیجیتالی شده به واسطه ورود آن‌ها به یک نرم افزار به خطر بیفتد. موضوعی که به سادگی و با قابلیت سطح دسترسی اعمال شدنی است.

·         قابلیت گزارش‌گیری داشته باشد

خیلی مهم است که بتوان از اطلاعات پرونده‌هایی که در یک EDMS ذخیره شده، گزارش‌های مستند در قالب‌های متفاوت و بر اساس فیلدهای مختلف تهیه کرد.

·         امکان پیوست فایل‌های زیاد روی هرپرونده وجود داشته باشد

ممکن است اینطور  به نظر برسد که یک پرونده حاوی چند برگ اطلاعات است. اما ممکن است پرونده‌هایی وجود داشته باشند که تعداد متنابهی فایل به آن‌ها مربوط باشد. به طور مثال پرونده‌های پرسنلی از نظر ظاهری فقط یک برگ کاغذ با اطلاعات اصلی کارمند هستند. اما در واقع حاوی اطلاعات زیادی از جمله رزومه، پورتفولیو، عکس، نمونه کارها و … باشند. یک EDMS خوب باید امکان ضمیمه کردن تعداد زیادی فایل را داشته باشد.

·         شیوه‌های مختلفی برای فایل بندی اسناد و مدارک در آن وجود داشته باشد

مهم است که فایل‌های دیجیتالی سازمان خود را به شیوه‌ای دسته بندی کنید که برایتان راحت است. این شیوه می‌تواند همان شیوه بایگانی اسناد فیزیکی باشد. به هر حال چنین محدودیتی نباید در نرم افزار EDMS انتخابی شما وجود داشته باشد. (انجام همان نظم در قفسه ها درون سیستم پیاده شود)

حال پس از شناخت مستندسازی و نرم افزار های آن به اهمیت و نقش مستندات در پروزه می پردازیم.

اهمیت مستندات در پروژه

کنترل مدارک و مستندات برای مدیریت کامل یک پروژه از اهمیت بسیار بالایی برخوردار است. فرض کنیم یک مالک، کارفرما و یا یک شرکت و سازمان قصد انجام پروژه‌ای مانند احداث یا تامین مخزن ذخیره‌ و یا حتی یک سازه فولادی (استراکچر) در یک پالایشگاه، پتروشیمی و یا نیروگاه را دارد. در این پروژه کارفرما نیاز دارد برای انجام دقیق کار یک مشاور را برای خود انتخاب کند. مشاور، شرکتی می‌باشد که نمونه‌های متعددی از این پروژه‌ها را انجام داده است و به لحاظ فنی این توانایی را دارد که داده‌ها و اطلاعات را بررسی کند. در طرف مقابل برای اجرای پروژه نیاز به یک مجری به عنوان پیمانکار است.

ارکان یک پروژه

کارفرما، مشاور و پیمانکار (وندورها و ساب وندورها) طرفین انجام یک پروژه هستند که قصد همکاری با یکدیگر را جهت انجام هر چه بهتر پروژه دارند.

معمولا یک پروژه داری سه فاز اصلی است:

1. فاز مهندسی: که در این فاز مدارکی و مستنداتی را که برای انجام پروژه لازم است تولید می‌کنند.
2. فاز خرید: که براساس آن مدارکی که در فاز مهندسی تولید شده است و نیز هر چیزی که نیاز است در این پروژه اجرا شود، تجهیزات آن خریداری می‌شوند.
3. فاز اجرا: که شامل اجرای آن چیزی است که طراحی و خریداری شده است.

فاز مهندسی را با حرف E  به معنی Engineering نشان می‌دهند، فاز خرید را با حرف P یا Procurement نشان داده می‌شود و فاز اجرا را با حرف  C یا Conservation نشان می‌دهند. پروژه‌های که هم مهندسی دارند هم خرید دارند و هم اجرا دارند اصطلاحاً پروژه‌های EPC نامیده می‌شوند.

فرآیند تولید و کنترل مدارک

فرآیند کنترل مدارک (Document Control Center – DCC) جزئی از ارکان نوین بسیاری از پروژه‌ها در جهان امروز است. این بازوی اجرایی خصوصاً در روش‌های اجرای پروژه‌ها که در خانواده روش‌های مهندسی EPC قرار می‌گیرند از اهمیت حیاتی برخوردار است. این مرکز مسئول اولیه یکی از اساسی‌ترین فرآیندهای اجرای اینگونه پروژه‌ها یعنی مدیریت اسناد و مدارک مهندسی DCC  است.

فرآیند کنترل مدارک و مدیریت اسناد مجموعه ای از فعالیت‌ها است که جهت تولید، تایید، بروزرسانی، نگهداری و نظارت بر اشتراک‌گذاری مدارک در اینگونه پروژه‌ها صورت می‌گیرند.

سازمان‌ها خصوصاً سازمان های تولیدی مانند شرکت‌های نفت و گاز، عمرانی، پتروشیمی و… با سرعت بسیار زیاد، بخش کنترل مدارک DCC را مورد توجه خود قرار داده‌اند و تاکید بر استفاده از این بخش را در سازمان‌های زیرمجموعه‌ی خود (پیمانکاران، مشاوران، وندورها و ساب وندورها)  الزامی کرده‌اند.

این واحد در اغلب شرکت‌ها با عنوان DCC یا Document Control Center نیز شناخته می‌شود. در واقع تمام مراحل فرایند تولید مدارک و نقشه‌های مهندسی پروژه از آغاز طراحی، قالب‌گذاری، ارسال، دریافت نقطه نظرها تا نهایی شدن و بایگانی اسناد آن توسط واحد مرکز کنترل اسناد، قابل ثبت و گزارش‌گیری است. هدف از این فرایند کنترل و پرداختن به این حوزه طبق نیازهای روز صنعت و براساس پروژه‌های جاری کشورها در یک مسیر کاملاً کاربردی است.

اهمیت به کارگیری مرکز کنترل و مدیریت اسناد (DCC)

با توجه به تعداد فراوان مدارک، مستندات و نقشه‌های مهندسی در هر پروژه و گردش چند باره هر مدرک در دیسیپلین‌های مختلف مانند: فرآیند، سیویل، برق، ابزاردقیق، لوله‌کشی و… در شرکت‌های پیمانکار، مشاور یا کارفرما و همچنین تولید و گردش مدارک حتی قبل از نهایی شدن قرارداد و شروع پروژه (مرحله پیشنهاد فنی) و حتی پس از تحیل و اتمام پروژه (تهیه و ارائه فاینال بوک و کتابچه نهایی پروژه)، بنابراین لزوم وجود واحد مرکز کنترل و مدیریت اسناد (DCC) در سازمان‌ها و شرکت‌های پروژه محور جهت تعامل بین پیمانکار، مشاور و کارفرما امری الزامی و حیاتی محسوب می‌شود.

همچنین این واحد یک تعامل خوب بین واحد مهندسی و واحد کنترل پروژه ایجاد می‌کند که باعث بهبود کار تیمی می‌گردد. بنابراین ضرورت دارد هر سازمان یا شرکتی که با پروژه سر و کار دارد، برای تمامی پروژه‌های خود وجود چنین بخشی را حائز اهمیت بداند که هدف از این فرایند، پرداختن به این حوزه طبق نیازهای روز صنعت و براساس پروژه‌های جاری کشورها در یک مسیر کاملاً کاربردی است.

از آنجا که کشور ایران در حال توسعه است، بنابراین روز به روز نقش و اهمیت این بخش در پروژه‌ها پر رنگ‌تر می‌شود. لذا ضروری است کلیه سازمان ها و شرکت ها برای ورود به حوزهDocument Control Center   از این فرصت به صورت بهینه استفاده کنند.

ساماندهی مرکز اسناد (مراحل پیاده سازی سیستم)

سازمان‌هایی که قصد دارند صفر تا صد و یا قسمتی از فرآیند دیجیتال کردن و هوشمند سازی اسناد خود را برون‌سپاری کنند می‌توانند از خدمات ساماندهی مرکز اسناد استفاده نمایند.

خدمات قابل ارائه در بخش ساماندهی مرکز اسناد

برنامه‌ریزی کلان

برنامه‌ریزی کلان شامل طراحی فرآیندها و دستورالعمل‌های فرآیند ساماندهی مرکز اسناد به شرح موارد زیر:

• مصاحبه با مدیران واحدها و کارشناسان مرتبط به منظور تدوین برنامه کلی.
• شناسایی و اولویت‌بندی موجودیت‌های مختلف در سازمان و تعریف گروه‌های مختلف اسناد
• انتخاب واحدها و افراد مربوط به هر موجودیت برای بررسی اولیه
• تعیین نیازهای کلان در ارتباط با کارکرد دستورالعمل‌های هر بخش و تدوین سرفصل‌های آن براساس نظرات جمع‌آوری شده
• جمع‌بندی یافته‌ها و تعیین وضعیت مطلوب در هر نوع سند
• تدوین سرفصل‌های پروژه‌های مدیریت اسناد و تعریف هر یک از آن‌ها
• تعیین زمان و هزینه لازم برای انجام هر پروژه
• تهیه گزارش برنامه کلان ساماندهی مرکز اسناد

 استانداردسازی فنی مرکز اسناد و ساماندهی فیزیکی و مکانیزاسیون به شرح موارد زیر:

• شناسایی مراکز فعلی نگهداری اسناد
• شناسایی اسناد از نظر تنوع محتوایی
• ارزیابی کیفیت اسناد
• برآورد حجم اسناد به تفکیک اندازه و نوع
• بررسی وضعیت کدگذاری و دسته‌بندی اسناد
• ارزیابی کیفیت نگهداری مدارک در مرکز اسناد در مقایسه با استانداردها
• ارزیابی نیازهای نرم‌افزاری، سخت‌افزاری و شبکه
• تعیین فازبندی پروژه و تقدم و تاخرها
• تدوین شرح خدمات مناسب برای استانداردسازی مرکز اسناد و ساماندهی فیزیکی و مکانیزاسیون اسناد
• برآورد هزینه و زمان مورد نیاز
• ارائه گزارش مطالعه استانداردسازی مرکز اسناد و ساماندهی فیزیکی و مکانیزاسیون

نظارت و کنترل پروژه

نظارت بر خدمات ساماندهی مرکز اسناد به لحاظ کمی و کیفی بسیار مهم و تاثیرگذار خواهد بود. با اجرای یک طرح آرشیو دیجیتال انتظار می‌رود تمام اسناد و مدارکی که قبلا به صورت نسخه کاغذی نگهداری و بازیابی می‌گردید، در قالب نسخه الکترونیک و در یک بستر نرم‌افزاری قابل دسترسی باشد. به همین دلیل در صورت وجود هرگونه اختلال و آسیب در طی روند اجرا، امکان دسترسی به مدارک حتی از روش سنتی نیز کمتر خواهد بود.

بنابراین رویکرد نظارت در مدیریت اسناد شامل دو وجه خواهد بود:

• وجه اصلاحی:  دلایل عدم نتیجه‌گیری را بررسی کرده و برای بهبود روش‌ها و تسهیل ساماندهی مدیریت اسناد راه‌ کارهایی ارائه می‌دهد.
• وجه ارزیابی:  با بررسی‌های کارشناسی و روش‌های علمی بازرسی فعالیت‌های در حال اجرا، نسبت به سنجش سطح کیفی هر مقطع اقدام نموده و در صورت اختلال، مراتب را جهت اصلاح به مدیریت ارائه می‌دهد.

DOCUMENT CONTROL CENTER (DCC)

از مهمترین بخش های کنترل مدارک پروژه می توان به فعالیت های بخش مربوط به DCC اشاره کرد.

تعداد بالای مدارک و نقشه ها در پروژه های بزرگ، بدون داشتن سیستمی برای مدیریت آنها، می تواند بحران آفرین باشد. کنترل پروژه فاز طراحی پروژه ها، بدون کنترل، ثبت و ردیابی مناسب مدارک نمی تواند انجام شود.

یکی از بخشهایی که طی سالهای اخیر در شرکتهای نفت و گاز و پتروشیمی ، فولاد و… مورد توجه زیادی قرار گرفته است بخشی تحت عنوان DCC و یا مرکز کنترل اسناد و مدارک پروژه می باشد. در حقیقت واحد DCC کلیه مراحل چرخه تولید مدارک مهندسی پروژه را از آغاز طراحی تا نهایی شدن و بایگانی آن را ثبت و نظارت می کند.

به منظور ارتقاء بلوغ مرکز کنترل اسناد،  کارشناسان DCC، نیاز به مهارت هایی دارند تا بتوانند نقش خود را به طور مناسب ایفا نمایند.

 بخش DCC یا همان Document Control Center (مرکز کنترل اسناد و مدارک پروژه) کلیه مراحل چرخه تولید مدارک مهندسی پروژه را از آغاز طراحی تا نهایی شدن و بایگانی آن را ثبت و نظارت می کند.

شرح وظایف کارشناس اسناد و مدارک

ازجمله‌ وظایف اصلی کارشناس کنترل اسناد در شرکت‌های پیمانکاری عبارتند از:

• کدگذاری (شماره‌گذاری) مدارک با توجه به رویه مربوطه و با کمک دیسیپلین‌های مختلف بخش مدیریت مهندسی.
• پیاده‌سازی سیستم‌های پردازش، توزیع و بازیابی اسناد الکترونیکی با همکاری سایر متخصصان فناوری اطلاعات.
• ارتباط با کارشناسان تخصصی سایر بخش‌ها از جمله: فرآیند، برق، ابزاردقیق، مکانیک، پایپینگ، سازه و ایمنی و ... .
• دریافت کردن لیست مدارک مهندسی پروژه از دیسیپلین‌های مختلف بخش مدیریت مهندسی.
• پیگیری کردن روند طراحی، توزیع، گردش، بررسی و تکمیل مدارک و مستندات مهندسی پروژه.
• شرکت کردن در تهیه فرم‌های بخش DCC از جمله ترنسمیتال، برگه اظهارنظر و … .
• طبقه‌بندی اسناد یا محتوا برای تسهیل جمع آوری، جستجو و بازیابی اطلاعات.
• نیازسنجی برای شناسایی الزامات مدیریت اسناد بخش‌ها یا کاربران نهایی.
• کامل کردن بانک اطلاعاتی مدارک و مستندات (MDR) فاز مهندسی پروژه.
• آرشیو نمودن فایل‌های الکترونیکی مدارک و مستندات فاز مهندسی پروژه.
• ارائه‌ گزارشات هفتگی، ماهانه و دوره ای کنترل فاز مهندسی پروژه.
• ارائه پیشنهادات جهت بهبود قابلیت‌های سیستم مدیریت محتوا.
• دریافت رویه کدگذاری (شماره‌گذاری) مدارک مهندسی پروژه و اعمال و کنترل آن.

سایر وظایف کارشناس کنترل اسناد و مدارک

• نظارت بر فعالیت‌های عملیاتی برای اطمینان از انطباق با مقررات یا رویه های عملیاتی استاندارد.
• ارائه توصیه‌هایی جهت اعمال تغییرات برای بهبود سیستم‌های کامپیوتری یا اطلاعاتی.
• توسعه معیارهای عملکرد یا استانداردهای مربوط به فناوری اطلاعات.
• تجزیه و تحلیل داده‌ها جهت شناسایی یا حل مشکلات عملیاتی.
• اجرای اقدامات امنیتی برای کامپیوتر یا سیستم‌های اطلاعاتی.
• مستندسازی مشخصات فنی یا الزامات.
•  بازیابی اطلاعات از منابع الکترونیکی.
• جمع آوری داده‌های موردنیاز مشتری.
• نظارت بر امنیت اطلاعات دیجیتال.
• مستندسازی رویه‌های عملیاتی.
• تهیه دستورالعمل‌های آموزشی در زمینه مدیریت اسناد.

این وظایف ، در شرکت های پیمانکاری عبارتند از :

• تهیه ساختار شکست بانک اطلاعاتی مدارک (MDR) مهندسی پروژه
• دریافت رویه شماره گذاری (کدگذاری) مدارک مهندسی پروژه
• مشارکت در تهیه رویه مدیریت و کنترل مدارک و مستندات مهندسی پروژه
• مشارکت در تهیه فرم های بخش DCC از جمله ترنسمیتال ، برگه اظهارنظر و …
• دریافت لیست مدارک مهندسی پروژه از دیسیپلین های مختلف بخش مدیریت مهندسی
• شماره (کد) گذاری مدارک با توجه به رویه مربوطه و با کمک دیسیپلین های مختلف بخش مدیریت مهندسی
• پیگیری روند طراحی ، توزیع ،گردش ، بررسی و تکمیل مدارک و مستندات مهندسی پروژه
• تکمیل بانک اطلاعاتی مدارک و مستندات (MDR) فاز مهندسی پروژه
• تهیه گزارشات هفتگی ، ماهانه و دوره ای کنترل فاز مهندسی پروژه
• آرشیو فایل های الکترونیکی مدارک و مستندات فاز مهندسی پروژه
• ارتباط و تعامل با کارشناسان تخصصی سایر بخش ها از جمله : فرآیند ، برق ، ابزاردقیق ، مکانیک ، پایپینگ ، سازه و ایمنی جهت بررسی کامنت ها و ارسال و دریافت آن ها.

پس از شرح وظایف کارشناس DCC بهتر است با فعالیت‌های کارشناس کنترل اسناد و مدارک آشنا شویم؛که در ادامه به این موضوع پرداخته‌ایم.

فعالیت‌های اصلی کارشناس بررسی اسناد و مدارک

• تعامل و کار با رایانه: استفاده از کامپیوترها و سیستم‌های کامپیوتری (شامل سخت‌افزار و نرم‌افزار) سخت افزاری به عنوان مثال کار با انواع اسکنر، پرینتر، لوح های فشرده، رایت سی دی و ... و نرم افزاری به عنوان مثال آشنایی نسبی با برنامه‌نویسی، کار با انواع نرم‌افزارهای کاربردی در زمینه های تایپ و چارت و ...، نهایت استفاده از محیط اینترنت، تغییر فرمت ها و ...
• ارزیابی اطلاعات برای منطبق سازی با استانداردها: استفاده از اطلاعات مرتبط و قضاوت فردی برای تایید مطابقت رویدادها یا فرآیندها با قوانین، مقررات یا استانداردها. (به عنوان مثال تشخیص یک مدرک از نظر کاورشیت و فونت تهیه شده مدرک با دستورالعمل ارائه شده)
• مستندسازی/ ثبت اطلاعات: وارد کردن، رونویسی، ضبط، ذخیره یا نگهداری اطلاعات به صورت مکتوب یا الکترونیکی/مغناطیسی و جمع آوری آرشیو کامل و با دسترسی دقیق و سریع از اسناد.
• برقراری ارتباط و ارائه اطلاعات به سرپرستان، هم رده ها یا زیردستان از طریق تلفن، کتبی، ایمیل یا حضوری.(ایجاد تعامل و ارتباط موثر با سایر دیسیپلین ها و بخش ها)
• مشاهده، دریافت و جمع آوری اطلاعات.

مهارت‌های موردنیاز کارشناس کنترل اسناد و مدارک

جهت ارتقاء بلوغ مرکز کنترل اسناد، کارشناسان DCC، نیاز به مهارت هایی دارند تا بتوانند نقش خود را به طور مناسب ایفا نمایند.

آشنایی با نرم افزارهای زیر از مهارت‌های فنی موردنیاز  کارشناس کنترل مدرک میباشد:

• توانایی کار با انواع نرم افزارهای سیستم مدیریت اسناد و مدارک (انواع EDMS)
• نرم افزار برنامه ریزی منابع سازمانی (ERP)
• انواع نرم افزار اسکن و تبدیل فرمت
• آشنایی نسبی با نرم افزار طراحی به کمک کامپیوتر (CAD)
• نرم افزارهای ادیت عکس
• نرم افزار ارتباطات و انتشار دسکتاپ (any desk و team viewer و ...)
• نرم افزار ساخت و ویرایش فیلم و عکس.
• نرم افزار فشرده‌سازی داده‌ها (به صورت آنلاین و آفلاین)
• نرم افزارهای طراحی چارت و جدول (مانند Visio)
• نرم افزار مدیریت اسناد
• نرم افزار مدیریت پروژه
• شناخت و کار با انواع اسکنر و پرینتر A0 تا A4

برای تسلط بر مدیریت اسناد به‌ویژه در پروژه‌های مهندسی، باید با مفاهیم، بخش‌ها و دستورالعمل‌های زیر آشنا باشید:

• شناخت مدارک مهم مهندسی پروژه مانند TBE,SPEC,MTO,TQ,DATA SHEET، MR و غیره<